مفاهیم کلیدی سیستم های اطلاعاتی :
امروزه سیستم های اطلاعاتی در صدد است تا نیاز سازمان به اطلاعات دقیق و به روز را فراهم نماید.
سیستم های اطلاعاتی شامل فناوری اطلاعات ،داده ها ،رویه های پردازش داده ها و افرادی است که داده ها را جمع اوری و پردازش می کنند.
به تعریف دیگر: سیستم های اطلاعاتی شامل مجموعه ای از منابع اطلاعات است که برای جمع آوری ،پردازش و نگهداری و به کار گیری و به اشتراک گذاری ،توزیع و یا در اختیار گذاشتن اطلاعات طراحی شده است.
عصر اطلاعات:پیشرفت بشر در قالب سه عنصر:
1. کشاورزی: با هدف تهیه و تامین غذا به وقوع پیوست.
2. صنعت:که پس از عصر کشاورزی شکل گرفت نیاز انسان به ابزار و مواد اولیه را برطرف نمود.
3. عصر اطلاعات: پس از عصر صنعت شروع شد .مشخصه این عصر حضور قدرتمند رایانه در دهه 90 میلادی بوده و همگانی شدن اینترنت به نقطه عطف خود رسیده است.
عصر اطلاعات ،در پاسخ به این نیاز بوده که سیستم ها و فناوری های اطلاعاتی که از عناصر بنیادین عصر اطلاعات به شمار می روند،طراحی و مستقر گردد.
جامعه اطلاعاتی ،جامعه ای است که در آن اطلاعات از نقش اساسی در کلیه شئون زندگی برخوردار می باشد.افراد در تمامی مراحل فرایندها و تعاملات زندگی خود وابسه به اطلاعات می باشند.
به عبارتی دیگر:جامعه اطلاعاتی ،جامعه ای است مبتنی بر اقتصاد اطلاعاتی و فرهنگ اطلاعاتی.
(فرهنگ اطلاعاتی)* (اقتصاد اطلاعاتی) = جامعه اطلاعاتی
منظور از اقتصاد اطلاعاتی: اقتصادی است که در آن اطلاعات و صنایع و خدمات مرتبط به اطلاعات به عنوان عامل مولد ثروت تلقی می شود.و در کنار دیگر بخش های اقتصادی نظیر صنعت ،کشاورزی،و خدمات کارکرد خاص خود را دارا می باشد.
فرهنگ اطلاعاتی فرهنگی است که در آن گسترش ،توزیع ،تسهیم و استفاده درست از اطلاعات ارزش تلقی می شود.
ظهور جامعه اطلاعاتی مقارن با تحولات مرتبط به هم زیر بوده است:
1- جهانی شدن اقتصاد و ظهور موسسات تولیدی قابل انعطاف
2- ظهور اقتصاد مبتنی بر دانش
3- توسعه و کاربرد عمیق شبکه های ارتباطی و پیام های دیجیتال
ویژگی های عمده عصر اطلاعات:
1- ظهور جامعه مبتنی بر اطلاعات
2- وابستگی سازمان ها و شرکت ها به فناوری اطلاعات برای انجام فعالیت هایشان
3- تغییر فرایند های کاری جهت افزایش بهره وری
4- استفاده از فناوری اطلاعات برای مهندسی مجدد کسب و کار
5- شمول فناوری اطلاعات به محصولات و خدمات بسیار زیاد
6- دسترسی به اطلاعات لازم در زمان مناسب
7- ارتباطات از راه دور
8- رشد زیر ساختهای مبنای برای کاربرد فناوری اطلاعات
خصوصیات سازمان های عصر اطلاعات بر اساس 3 بعدپیش بینی شده است.
ü ساختار سازمانی
ü منابع انسانی
ü فرایندهای مدیریتی
سیستم های اطلاعات مدیریت با هماهنگ کردن و به کارگیری سه منبع مهم سازمانی ،اطلاعات ،فناوری اطلاعات و افراد سروکار دارند. موج چهارم با عصر مجازی در حقیقت ،شکل توسعه و تکامل یافته عصر اطلاعات و دانش است که یک فضای سه بعدی را در اختیار بشر قرار خواهد داد.تمام اموری که در عصر اطلاعات و موج سوم با پیوند E مطرح می شوند، در عصر مجازی دارای پسوند مجازی خواهند شد.مثلا :بانک داری مجازی جایگزین بانکداری الکترونیکی ،پول مجازی، تجارت مجازی....
نتیجه ابتدائی این تحول وسیع ،آن است که فردگرایی و دیکتاتوری (به علت دو سویه بودن رسانه ها )از جوامع حذف و کارگروهی و تفکر جمعی که از طریق شیکه اینترنت تقویت می شود ،جایگزین آن خواهد شد.
تعریف داده ،اطلاعات ،دانش
داده از فعل لاتین DO,DARE به معنای دادن مشتق گرفته شده است و مناسب ترین کاربرد را برای بیان حقایق غیر منظم و نا آگاه دارد داده شامل توصیف مقدماتی از اشیاء و رویدادها ،فعالیت ها و مبادلات طبقه بندی و ذخیره شده اند،ولی طوری مرتب شده اند که معنی خاصی را برسانند و می توانند به صورت عدد ،حرفی ،شکل و صدایی باشند.
به طور خلاصه ،داده ها آمار ،ارقام و واقعیت های خام پردازش نشده ای هستند .مثل :تاریخ و مبلغ یک صورت حساب ،جزئیات :لیست حقوق و.....
اطلاعات: از فعل لاتین INFORMO,INFORMARE به معنی شکل دادن مشتق شده است و عبارت است از مجموعه ای از داده ها که در ذهن دریافت کننده آنها ایجاد معنی می کنند.
به عبارتی اطلاعات داده هایی هستند که پردازش تبدیل و ترکیب شده اند تا شکل معین و معناداری بگیرند و آگاهی بیشتری به فرد منتقل کنند.
اطلاعات یعنی انتخاب داده ها ،خلاصه کردن آنها و ارائه آن به نحوی باشد.
به طور خلاصه اطلاعات به داده های معنی دار و سازماندهی شده و مفید اطلاق می شود.
دانش:
شامل آگاهی ،درک مجموعه ای از اطلاعات و اینکه چگونه این اطلاعات می توانند به بهترین نحو به کار گرفته شوند می باشد در واقع دانش شکل غنی شده و بارور شده اطلاعات می باشد که همراه با فهمیدن چگونگی و چرائی است.
از نظر داونپوری و پروساک : دانش به عنوان ترکیب سیاسی از تجارب نظام یافته ،ارزش ها ،اطلاعات مفهومی،بصیرت ها و بینش های متخصصان که چارچوبی برای ارزیابی و تلفیق تجارب و اطلاعات فراهم می کنند.تعریف و بیان می کنند که خاستگاه دانش در ذهن صاحبان آن است.
به طور کلی 2 نوع دانش وجود دارد:
1. دانش آشکار
2. دانش ضمنی
دانش آشکار: دانش رسمی است که می توان آن را در گروه اطلاعات طبقه بندی نمود و در قالب مدارک و اسناد سازمان قابل دریافت می باشد.
دانش ضمنی: دانش شخصی است که ریشه در تخصص افراد دارد و به طور مستقیم و رودررو و مبادله به اشتراک گذاشته می شود . این دانش می تواند به روش موثر و مستقیم تری انتقال یابدولی کسب دانش به صورت آشکار به صورت غیر مستقیم است.
ارتباط بین داده، اطلاعات و دانش:
داده صرفا شامل حقایق عینی خام است درحالی که اطلاعات به عنوان داده های ساختار یافته و سازماندهی شده شده بودو دانش می تواند به عنوان ارزش و معنایی که به اطلاعات از طریق ذهن افراد داده می شود در نظر گرفته شود.
2 دیدگاه در مورد ارتباط بین داده و اطلاعات و دانش وجود دارد :
1- دیدگاه اول : عنوان می کند داده ها ،حقایق ساده ای هستند که به اطلاعات تبدیل می شوند یا به عبارتی اطلاعات ترکیبی از داده ها در ساختارهای با مفهوم هستند .در زمانی که این نوع ساختارها در زمینه ای خاص قرار می گیرند به دانش تبدیل می شوند.
فرض این دیدگاه :در یک نظم خطی ،داده ها اطلاعات را تولید می کنند و اطلاعات دانش را به وجود می آورند.
2- دیدگاه دوم: که در مقابل و تضاد با دیدگاه اول می باشد.ادعا می کند که :
داده ،بعد از دانش و اطلاعات ،در اخر کار شکل می گیرد.این دیدگاه بیان می کند که قطعات جداگانه ای از حقایق ساده وجود ندارند.مگر اینکه هر فرد ،خودش آنان را به وجود اورد.چنانچه یک ساختار با مفهوم جهت ارائه اطلاعات به وجود آید و به کار رود ،داده ها می توانند شکل گیرند.بر اساس این دیدگاه :دانش از طریق ارتباط آن با داده ها قابل درک است، داده ها صرفا واقعیت های خام جمع آوری شده هستند که باید در مدلهای ترکیبی و هدفمندی جای گیرند تا اطلاعات تولید شود .این اطلاعات تولید شده به وسیله مدل مفهومی ذهنی ارزیابی و تفسیر شده و دانش را می آفرینند.
فرایند تبدیل داده به اطلاعات:
یکی از تفاوت های اساسی بین داده و اطلاعات این است که داده ها قابل تفسیر نیستند. در حالیکه اطلاعات حاوی معنا و مفهوم بوده و دریافت کننده آن را در یک زمینه مشخص به کار می برد.
برخی داده ها ممکن است هرگز به واقعه ای مربوط نباشند پس چیزی که برای فردی اطلاعات است ممکن است برای دیگری نباشد.در همین راستا اطلاعات یک فرد ممکن است برای دیگری داده باشد.بنابراین داده به خودی خو فاقد معنی است و باید تغییر یابد تا به شکل ایجاد ارزش نماید.در این زمان داده تغییر شکل داده و ایجاد ارزش نموده و به اطلاعات تبدیل می گردد.
مراحل تبدیل داده به اطلاعات
1- جمع آوری داده ها
2- طبقه بندی داده ها
3- ویرایش ، اضافه کردن و ادغام داده ها
4- خلاصه کردن داده ها
5- ذخیره کردن داده ها
6- بازیافت داده ها
7- توزیع (انتشار )داده ها
در مرحله جمع آوری داده ها :از طرق مختلف نظیر مصاحبه ،حواس پنجگانه،بررسی اسناد،مدارک و مطالعه روزنامه ها و ... صورت می گیرد.
در مرحله دوم:داده ها باید به شکل معناداری طبقه بندی شوند.در مرحله ذخیره سازی اطلاعات حاصله ،به منظور بازیافت و استفاده در آینده ذخیره می شوند.و در آخر اطلاعات در زمان مناسب بین افراد مناسب توزیع می شوند.
اطلاعات و سازمان:
در دوران کنونی که دوران رقابت است ،اطلاعات ششمین منبع است که به منابع پنجگانه سنتی یعنی انسان ،ماشین،پول و مواد و زمان اضافه شده است.
سازمان ها ممکن است از اطلاعات به عنوان منبع ورودی و یا دارائی ثابت استفاده نمایند.
1- اطلاعات به عنوان منبع (ورودی): یعنی به عنوان یک ورودی جهت تولید محصولات و خدمات مورد استفاده قرار بگیرد.
اطلاعات به عنوان منبع مثل :پول ،افراد،مواد خام ،ماشین آلات ،زمان
ü اطلاعات به عنوان یک منبع راهکاری:
اطلاعات به عنوان یک منبع ارزشمند برای اتخاذ تصمیمات کوتاه مدت راهکاری است که در عملیات روزمره سازمان جاری است.
ü اطلاعات به عنوان یک منبع راهبردی:سازمان از نظر راهبردی باید یک نگاه جامع نسبت به آینده بازار و برنامه ریزی خود در یک چارچوب زمانی 5 تا 7 ساله داشته باشد.
2- اطلاعات به عنوان یک دارائی (ثابت): اطلاعات به عنوان یک دارائی شخصی یا سازمانی که به ستاده های سازمان کمک می کند از این رو اطلاعات شبیه کارخانه ،تجهیزات ،کالاها و دیگر دارائی های سازمان است.
اطلاعات و سطوح مدیریت:
تصمیم گیری یکی از فعالیت های اصلی مدیریت به شمار می آید و برای تصمیم گیری نیاز به اطلاعات می باشد. از نظر تصمیم گیری سطوح مدیریت به سه سطح مدیریت راهبردی ،مدیریت راهکاری ،مدیریت عملیاتی تقسیم می شود.
خصوصیات تصمیم گیری:
هرچه به راس هرم سامانی نزدیک می شویم ،مسائل و تصمیمات کمتر ساختار یافته است.
با توجه به سطوح مدیریت :هر سطح نیازهای اطلاعاتی خاص خود را دارد.
الف) اطلاعات سطوح راهبردی :این اطلاعات مرتبط با هدف یا راهبردهای سازمان است و برای تصمیمات مدیریت حیاتی است که در واقع سیاستهای دراز مدت سازمان می باشد.
ویژگی ها:
1- کاملا بیرونی هستند
2- کاملا مربوط به آینده هستند
3- کیفیت و نیز کمیت را در نظر دارند.
4- کاملا غیر رسمی هستند
5- بدون حد و مرز هستند.
6- چند بعدی هستند
ب) اطلاعات سطوح راهبردی:
برنامه ریزی عملیات اجرائی سازمان را به عنوان بخشی از تصمیم مورد تجزیه و تحلیل قرار می دهد معمولا مربوط به دوره های کوتاه مدت یا میان مدت است.
ج) اطلاعات سطوح عملیاتی:تفاوت برنامه های عملیاتی با راهکاری در این است که در مقیاس زمانی کوتاه تری برنامه ریزی می شود. مانند برنامه های عامیانه و روزانه.
ویزگی های اطلاعات مناسب در سه بعد قابل بررسی هستند:
1- بعد زمان
ü دسترسی به موقع نیاز
ü به هنگام بودن یعنی به روز بودن فراوانی
ü دوره زمانی _ یعنی می توانند برای زمان گذشته و حال و آینده ارائه شوند.
2- بعد محتوا
ü اطلاعات مفید :اطلاعاتی است که عاری از اشتباه و خطا است.
ü متناسب با نیاز های کاربر است
ü کامل و دقیق و مرتبط است.
ü اطلاعات داده های غیر ضروری را کنار گذاشته است و نشانگر معیاری صحیح از عملکرد است.
3- بعد شکل
ü صریح و روشن بودن{به راحتی قابل درک باشد}
ü خلاصه بودن
ü منظم
ü شکل ارائه {اطلاعات می تواند به صورت توصیفی یا عددی یا نموداری ارائه شود.}
سیستم های اطلاعاتی :
سیستم های اطلاعاتی مجموعه ای از منابع اطلاعات است که برای جمع آوری ،پردازش ،نگهداری و به کار گیری و به اشتراک گذاری ،توزیع و یا در اختیار گذاشتن اطلاعات طراحی شده است.
سیستم های اطلاعاتی شامل جزء ورودی (داده ها)جزءخروجی (ستاده ها)جزء پردازش برای تبدیل داده ها به ستاده ها توسط کاربران و سازو کار بازخور که عملیات را کنترل می کند می باشد.
اهداف و مزایای سیستم های اطلاعاتی :
ü جمع آوری و ذخیره اطلاعات به دست آمده در قالبی منسجم و یکپارچه.
ü قابلیت پلسخگویی سریع به نیازهای اطلاعاتی متقاضیان اطلاعات
ü امکان تبادل اطلاعات بین مراکز مختلف
ü امکان تهیه و ارائه گزارشات مقایسه ای
ü فراهم آوردن ابزاراطلاعاتی لازم به منظور برنامه ریزی و تصمیم گیری سریع آسان
سیستم های اطلاعاتی و سیستم های اطلاعاتی مدیریت :
رشته سیستم های اطلاعاتی مدیریت با به کارگیری علم رایانه در دهه 1970 شروع به کار نمود.
از نظر دیویس ، سیستم اطلاعات مدیریت ،سیستمی جامع مرکب از انسان و ماشین است که برای پشتیبانی از تصمیم ها ،مدیریت و عملیات اطلاعاتی را فراهم می سازد.به طور کلی سیستم اطلاعاتی مدیریت سیستمی یکپارچه و مبتنی بر رایانه است که اطلاعات لازم را برای حمایت از عملیات و تصمیم گیری را فراهم می کند.
عناصر اصلی این سیستم عبارتند از :
ü سیستمی یکپارچه برای خدمت به تعداد زیادی کاربر
ü سیستمی رایانه ای که نرم افزارهای اطلاعاتی را از طریق پایگاه اطلاعات به هم مرتبط می کند.
ü رابط بین کاربر – ماشین که به جستجوی فوری و موقتی پایخ می دهد.
ü ارائه اطلاعات به تمام سطوح مدیریتی
ü پشتیبانی از عملیات و تصمیم گیری
ارتباط سیستم های اطلاعاتی با علوم دیگر :
غالبا سیستم های اطلاعاتی با رایانه شناخته می شوند و قلب سیستم های اطلاعاتی امروزی است ولی عوامل مهم دیگری همچون مباحث اجتماعی سازمانی ،رفتاری و اخلاقی در سیستم های اطلاعاتی مطرح است.
v روانشناسی: سیستم های اطلاعاتی انسان و فکر او را یک پردازشگر اطلاعاتی می داند. این سیستم در مجاری ارتباطی خود رفتار فردی و گروهی مدیر را به کار می گیردو به عواملی چون ضعف و قدرت و قالب اندیشی و جهت گیری ها و .... توجه بسیار دارد.
v علم رایانه: نظریه ها و روشهای محاسبه ،ذخیره سازی و دسترسی به داده ها که سیستم های اطلاعاتی به کمک آنها انجام وظیفه می کنند از علم رایانه گرفته شده است.
v تحقیق در عملیات: این رشته برای ایجاد مدل های مرتبط با مشکلات مدیریتی به کار می رود و حاصل کار آن تحت عنوان سیستم های پشتیبانی تصمیم ارائه می شود.
v زبان شناسی: بررسی زبان ها و ارتباطات انسانی و اثرات زبان بر ایجاد و به کارگیری اطلاعات از کمک های رشته زبان شناسی به سیستم های اطلاعاتی می باشد.
v جامعه شناسی: مبانی و اصول اجتماعی که مرتبط با شکل گیری اصول و سیست های اطلاعاتی از جامعه شناسی اخذ شده است.
v تئوری سازمان: ماهیت و خصوصیات سازمان ها و اثرشان بر روشی که انسان از اطلاعات جهت تصمیم گیری استفاده می کند را مشخص می نمایند.
فناوری اطلاعات
اولین بار در سال 1958 توسط (لویت و ایزلر) به منظور نقش رایانه در پشتیبانی از تصمیم گیری ها و پردازش اطلاعات در سازمان به کار گرفته شد.
فناوری اطلاعان شامل هرگونه تجهیزات ،سیستم و زیر سیستم است که به طور خودکار جهت دستیابی ،ذخیره سازی ،دست کاری ،مدیریت ،کنترل و.... دریافت داده ها یا اطلاعات به وسیله موسسات اجرائی به کار گرفته می شوند می باشد.
در تعریفی دیگر :شامل نرم افزارها و سخت افزارهایی است که به وسیله یک سازمان جهت پشتیبانی از جریان یا پردازش اطلاعات به منظور پشتیبانی از فعالیت های سازمان صرف نظر از اینکه فناوری فقط شامل رایانه ،وسایل ارتباطی یا فناوری های دیگر باشد به کار برده می شود.
این بدان معنی است که سیستم ها دارای چندین وظیفه اند که عبارت اند از :وظیفه تبدیلی (تبدیل پردازشهای بدون ساختار به پردازشهای تکراری) ،وظیفه جغرافیایی، خودکاری،تحلیلی، اطلاعاتی،ترتیبی،مدیریت دانش،ردیابی،واسطه زدایی
با توجه به تعاریف مختلف دو دیدگاه کلی از فناوری اطلاعات وجود دارد :
1- دیگاه اول: فناوری اطلاعات زیر مجموعه ای از سیستم های اطلاعاتی محسوب می شود بر اساس این دیدگاه سیستم های اطلاعاتی شامل سخت افزارها نرم افزارها ، پایگاه داده ها و فناوری های اطلاعاتی می باشد.
2- دیدگاه دوم که فناوری اطلاعات را مترادف و هم عرض با سیستم های اطلاعاتی می داند.
سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات :سیستم اطلاعات ،سیستمی است که هدف آن پردازش ،ذخیره سازی ،تحلیل و توزیع به موقع اطلاعات می باشد.
کانون اصلی توجه سیستم های اطلاعاتی ،فناوری اطلاعات نیست بلکه فناوری اطلاعات مجموعه ای از ابزارهایی است که امکان کار کردن با اطلاعات را فراهم می کند.
در واقع فناوری اطلاعات زیر مجموعه سیستم های اطلاعاتی است و سیستم های اطلاعاتی زیر مجموعه سیستم کاری و سیستم کاری زیر مجموعه سازمان و سازمان زیر مجموعه محیط کسب و کار می باشد.
مزایا و محدودیت های استفاده از سیستم های فناوری اطلاعاتی در سازمان ها:
· الف) مزایا:
ü تسهیل یادگیری سازمانی و تبدیل سازمان سنتی به سازمان یادگیرنده
ü به روز کردن اطلاعات و دانش سازمانی
ü ذخیره سازی اطلاعات
ü تسهیل برقراری ارتباطات سریع و صریح و ارزان
ü دورکاری
ü بازارهای مجازی
ü کارآفرینی در زمینه های مختلف
ü سرعت بخشیدن به انجام کارها با استفاده از سیستم های پیپرلس
ü کاراشدن ساختارها به دلیل کوتاه شدن سطوح ساختاری
ü کمک به مدیران در امور برنامه ریزی ،سازماندهی ،رهبری،کنترل و ...
· ب) محدودیتها
ü سردرگمی مدیران سازمانی به دلیل تغییرات سریع فناوری اطلاعات
ü از بین رفتن حریم خصوصی افراد
ü امکان صدمه دیدن اطلاعات مهم سازمانی به دلیل ورود غیر مجاز افراد سودجو